Melhoria e Eficiência Empresarial

Agir de acordo com regras legais, éticas, morais, bons princípios e valores visando cumprir e fazer cumprir normas legais e as políticas e diretrizes estabelecidas para o negócio são alguns dos significados do termo Compliance, que é uma filosofia ou uma cultura de ser e estar de acordo, compreendendo todo um conjunto de ações.

De outro lado Kaizen, do japonês "melhoria" ou "mudança para melhor", refere-se à Filosofia ou às práticas que incidem sobre a melhoria contínua e consistentes no cotidiano capazes de cumprir um único objetivo: fazer com que você seja melhor hoje do que era ontem. Isso incluí melhorias de processos de manufatura, engenharia, gestão de negócios ou qualquer outro processo.

Considerando que a atividade empresarial está intrinsecamente relacionada a riscos e oportunidades, exigindo das empresas constante movimentação, a incorporação da filosofia Kaizen às políticas de Compliance possibilitará à empresa atingir patamares superiores de qualidade, competitividade e consequentemente otimizar seus resultados.

Para tanto devem ser observados alguns pontos considerados fundamentais na implementação de melhorias de processos. Vamos entender melhor sobre isso!?

Melhoria nos processos de cotação de compras de mercadorias e insumos:

De acordo com sua cadeia de insumos e mercadorias a empresa deverá estruturar, mapeando todos os impostos incidentes sobre as compras e em quais condições ou tipos de compras eles serão devidos (DIFAL, ICMS Substituição Tributária, IPI), bem como deverá identificar os impostos passíveis de creditamento na escrituração fiscal (ICMS, IPI, PIS, COFINS, dentre outros), criando um padrão de incidências que deverá ser observado no ato da cotação para identificação do menor custo efetivo em detrimento do mero comparativo de preços. Não se esqueça que o menor preço nem sempre corresponderá ao menor custo.

Melhoria nos controles produção e estoque:

Considerado a atividade industrial que é extremamente complexa, a implementação das políticas de compliance e melhoria contínua possibilitarão a empresa conhecer detalhes do seu fluxo produtivo, melhorando o gerenciamento de seu estoque e a geração de informações para a tomada de decisão.

Podemos citar como exemplo, a necessidade de implementação dos controles de retrabalho ou reprocessamento de produtos, controles de perdas e reaproveitamento de materiais.

Melhoria nos controles gerenciais:

Atualmente nos processos de controle gerenciais nos deparamos muitas vezes com colaboradores desempenhando atividades que seriam de atribuição a outros colaboradores ou de outros departamentos. Em outras situações identificamos que um colaborador responsável por determinada tarefa acaba não realizando por achar que aquela tarefa é de outro setor e já está sendo realizada por lá, deixando a tarefa de ser cumprida na empresa.

Em ambos os casos citados à empresa pode ter um prejuízo, gerando o aumento de tarefas em determinado departamento em detrimento de outro e até mesmo tarefas que deixarão de ser cumpridas.

Neste caso é fundamental que a empresa defina com clareza as regras e procedimentos, implementando as políticas de Compliance e de melhoria constante, garantindo melhor fluidez nos processos operacionais.

E os processos contábeis e fiscais? É possível criar melhorias através de procedimentos?

Assim como nas operações de compra, a empresa deve ter seus processos contábeis e fiscais bem definidos, além da realização e constante revisão de seu Planejamento Tributário, tendo como foco os tributos incidentes sobre suas operações de venda, a existência de benefícios fiscais tais como redução de bases de cálculo, suspensão, diferimento e isenção, além da busca por regimes especiais de tributação (RET) aplicáveis à empresa.

Um dos principais problemas vivenciados pelos setores contábeis e fiscais das empresas está no não cumprimento de regras básicas por outros departamentos, o que na grande maioria das vezes se converte em prejuízo, seja por um benefício não aproveitado, seja pelo pagamento a maior de algum tributo, ou até mesmo uma taxa, como por exemplo, do RET onde a empresa tem o regime especial cancelado, justamente por conta do não pagamento. Um exemplo claro do não cumprimento de uma regra básica, que é pagar uma taxa e pode gerar prejuízo de milhões na empresa.

O envolvimento destas áreas na tomada de decisão se mostra fundamental para a redução de custos e otimização dos resultados, sendo indicado a criação de procedimento padrão para a emissão de parecer das áreas contábil e fiscal sobre novas estratégias ou ocorrências não previstas anteriormente nos procedimentos da empresa.

É hora de otimizar a sua empresa e investir na profissionalização do seu negócio, para redução de custos operacionais e alcançar sucesso empresarial!!!

Um abraço e até o próximo conteúdo!

Publicado em 17/07/2024

Leandro Bitencourt Albino é Diretor Técnico da Albino Oliveira Consultoria Empresarial.

Graduado em Ciências Contábeis pela Faculdade Machado Sobrinho e, MBA em Gestão Empresarial pela Fundação Getúlio Vargas. Consultor de empresas e Diretor Técnico na Albino Oliveira Consultoria Empresarial, possuindo experiência de 29 anos nas áreas contábil e empresarial. Autor de diversos artigos com ênfase na melhoria de controles gerenciais e na redução da carga tributária através da implementação de regimes especiais de tributação para otimização de resultados nas empresas. Palestrante e facilitador com ênfase em treinamentos in company.